Die Besonderheit der WebSmartWare Sportstättenverwaltung besteht darin, dass Vereine Ihre Buchungsanfragen direkt im System vornehmen können und die Verantwortlichen im Sportamt lediglich diese Anfrage als Buchung bestätigen oder ablehnen können.

Sportanlagen/-stätten
Aus den Stammdaten heraus bestimmen Sie die jeweilige Sportanlage. Hierbei handelt es sich um die übergeordete Instanz, zu der die jeweiligen Objekte angelegt werden. Z. B. Die Sportanlage „Sporthalle Hohenwehrda“ enhält eine 3-fach Turnhalle, angelegt wird also z. B. „Turnhalle 1a Links“, „Turnhalle 1b Mitte“ und „Turnhalle 1c Rechts“. Dazu noch ein „Gymnastikraum“, „Judoraum“, usw.. Auch lassen Sie Umkleideräume, Duschen, Garderoben o. ä., erfassen.

Objekte
Hierbei handelt es sich um die zu buchenden Sportstätten. Für jedes Objekt kann individuell festgelegt werden, welche Eigenschaften erlaubt sind:
Nutzungseinheit j/n, Ferienbelegung j/n, Feiertagsbelegung j/n, Sonntagsbelegung j/n. Jedoch ist es dem Mitarbeiter im Sportamt möglich, individuell für eine Buchung z. B. eine Sonn- bzw. Feiertagsbelegung zu erlauben.

Vereine/Nutzer
Ebenfalls in den Stammdaten bestimmen Sie die Vereine/Nutzer. Jeder Verein kann einen eigenen Zugang zur WebSmartWare Sportstättenverwaltung erhalten, um so eigenständig Buchungsanfragen vorzunehmen, die dann nur noch bestätigt oder abgelehnt werden müssen.

Buchungskalender
Im Buchungskalender stehen unterschiedliche kalendarische Darstellungen zur Belegung der Sportstätten zur Verfügung. Je nach Nutzungsrecht stehen zudem diverse Möglichkeiten zur Verfügung, so kann z. B. der Mitarbeiter im Sportamt aus einer Kalenderdarstellung direkt zur jeweiligen Buchung springen, was einem Verein nicht möglich ist.
Ein Verein/Nutzer kann allerdings direkt seinen gewünschten Belegungszeitraum erfassen und die WebSmartWare Sportstättenverwaltung nennt direkt, ob dieser Zeitraum verfügbar oder bereits (auch teilweise) belegt ist. Anschließend kann der Verein die kalendarische Ansicht wählen, um evtl. eine andere Zeit zu wählen.

Sperrzeitkalender
Der Sperrzeitkalender dient dazu, Ferien, Feiertage oder andere Sperrzeiten zu verwalten. Eine Sperrzeit kann auch individuell für eine Sportanlage (z. B. wegen Umbauarbeiten) festgelegt werden. Zu diesen Zeiten ist eine Belegung nicht möglich.

Sportstättenatlas
Optional steht der Sportstättenatlas zur Verfügung, der eine Darstellung für die Öffentlichkeit verfügbar macht, welche Sportanlagen wann und von welchem Verein belegt sind. Auch lassen sich mögliche Sportangebote der Vereine dort abfragen.

Hausmeisterzugang
Jeder Hausmeister kann einen individuellen Zugang erhalten, damit ihm alle Belegungen „seiner“ Sportanlage zur Verfügung stehen. Die Darstellung ist für die Druckausgabe optimiert, damit eine Belegungsplan in Papierform aufgehängt werden kann.