WebSmartWare - Sportstättenverwaltung

WebSmartWare Sportstättenverwaltung

Einleitung

WebSmartWare ist eine browserorientierte Systemlösung, die auf
einem eigenen Server läuft und eine schon bestehende
Infrastruktur in keinster Weise beinflusst.

Eingesetzt wird WebSmartWare im eigenen Unternehmen
(Intranet) oder in unserer Serverfarm (Internet).

Die Kernaufgabe der WebSmartWare Sportstättenverwaltung ist
die Buchung (Vermietung) von Räumlichkeiten, Plätzen und
Objekten.

Bevor gebucht wird, überprüft WebSmartWare, ob die
Räumlichkeit zum gewünschten Zeitraum frei ist und gibt einen
entsprechenden Hinweis.

Falls kein bestimmter Raum, sondern alle Möglichkeiten gelistet
werden sollen, in denen man z. B. eine bestimmte Sportart
ausüben kann, erstellt WebSmartWare eine Vorschlagsliste.

WebSmartWare erstellt einen minutengenauen
Buchungskalender, in dem alle Belegungen grafisch dargestellt
werden.

Druckprogramme für Bewilligungen, Buchungsmitteilungen und
Rechnungen sind enthalten. Innerhalb der Fakturierung auch
eine Schnittstelle zur SAP/R3 Finanzbuchhaltung.

(Weitere

Schnittstellen auf Anfrage.)

Wochenpläne für Hauswarte sind für einzelne Objekte (Räume)
sowie für die gesamte Anlage verfügbar.

Belegungslisten für Nutzer (z. B. Vereine) können über ein
eigenes Portal abgerufen werden.

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anfrage01

Die Buchungsanfrage ist die Vorbereitung zur eigentlichen
Buchung. Hier wird geprüft, ob das gewünschte Objekt für
den gewählten Zeitraum verfügbar ist.

Buchungsanfrage I

Solange die Objekt-ID

(eine eindeutige Schlüsselnummer)

nicht

bestimmt ist, sucht WebSmartWare alle Nutzungs-Objekte
(z. B. TURNHALLEN), bei denen eine Buchung möglich ist.

Alternativ kann man alle Objekte selektieren, bei denen eine
Nutzungsart (z. B. Kampfsport) in diesem Zeitraum möglich
ist.

WebSmartWare kennzeichnet, ob grundsätzlich eine Turnhalle
buchbar ist. Entweder mit:
Oder mit:

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Buchungsanfrage II

Eine ausführliche Liste mit allen in Frage kommenden
Objekten wird über den Button
erstellt.

Mit Klick auf einen dieser Buttons wird das gewünschte
Objekt in die Buchungsanfrage übernommen.

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Buchungsanfrage III

Der Buchungskalender gibt präzise Auskunft
über die aktuelle Belegung eines Objektes.

Da WebSmartWare auch eine Zeitüberschneidung von
einer Minute mit

quittiert, ist nur mit Hilfe des

Buchungskalenders eine manuelle Anpassung möglich.

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Buchung

Sobald alle erforderlichen Daten in der Buchungsanfrage
zusammengefasst sind, wird die eigentliche Buchung
ausgelöst.

Innerhalb der Buchung stehen an Funktionen zur
Verfügung:

Korrekturen von Zeiten, Gebühren, Objekten und Nutzern
Erfassung von Zusatzpositionen
Annullierung der Buchung
Zusatztext für Buchung
Drucken Bewilligungsbescheid
Drucken Einzelrechnung
Kopieren der Buchung in eine neue Buchungsanfrage

Listen

und

Suchmöglichkeiten

sind

nach

Benutzergruppe mit ihren Zugangsrechten in den
jeweiligen Menüs zusammengefasst:

Buchungen nach Nutzungsarten
Buchungen nach Objekten
Buchungen nach Nutzern
Wochenplan eines Objektes
Wochenplan einer Anlage mit allen Objekten
Wochenplan aller Anlagen mit allen Objketen

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Buchungsmitteilung II

Buchungsmitteilungen lassen sich auch als Serienbriefe
erstellen.

Dafür bestimmt man den Belegungszeitraum und lässt die
Nutzer-ID offen.

Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für die
Erstellung von Serien- bzw. Sammelrechnungen.

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In der Praxis hat es sich herausgestellt, dass bei grossen
Datenmengen eine Auswahl mit Pulldownmenüs unhandlich
ist.

WebSmartWare bietet daher eine Posititionenauswahl (z. B.
der Nutzungsart) über ein zusätzliches Fenster an:

Der Suchbegriff
bleibt für Fein-
einstellungen so
lange erhalten,
bis er durch
Verlassen der
Funktion hinfällig
wird.

Innerhalb des
Ergebnisfensters
genügt ein Klick
auf den Button
zur Übernahme
der Daten.

Auswahlfenster

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Buchungsübertrag

Der Buchungs-/Belegungsübertrag ermöglicht es, z. B.
Semesterbelegungen von einem Jahr in das nächste zu
duplizieren.

Eine besondere Technik sorgt dafür, dass nur die Buchungen,
die bestimmten Kriterien entsprechen, auch tatsächlich
übertragen werden.