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Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement - Online

Veranstaltungen über die lokalen Grenzen hinweg werden heutzutage häufig online in irgendeiner Webpage publiziert. Das Programm mit dem zeitlichen Ablauf wird noch angegeben und alles scheint modern, mobil und digital.

Bei der Anmeldung jedoch hapert es gewaltig. Anmeldungsformulare – wenn überhaupt vorhanden – müssen ausgedruckt und anschließend per Fax zugestellt werden. Selbst wenn das Formular digital übertragen wird, landet häufig eine E-Mail beim Veranstalter, der die aufgeführten Daten selber einzeln nach und nach verarbeiten muss.

...heute geht es so!

WebSmartWare ermöglicht jede einzelne Anmeldung mit entsprechenden individuellen Auswahlkriterien. Die Anmeldungsdaten erscheinen automatisch als Datensatz in der Anmeldungsdatenbank. Von hier wird - ebenfalls automatisch - die passende Rechnung erstellt und dem Empfänger mit einer netten Begrüßung per E-Mail sowie mit den Zahlungsinformationen zugestellt.

Ferner werden die Teilnehmer direkt über die Einzelheiten ihrer Anmeldung informiert.

Anschließend können im Back Office die Zahlungseingänge direkt zugeordnet, verbucht und evtl. offene Posten angemahnt werden.

Am Veranstaltungstag können die Teilnehmer ihrer Anmeldung entsprechend begrüßt und ausgestattet werden.

Beim Jeep Club Deutschland wurden im Sommer vier Veranstaltungen parallel bearbeitet.

Zur Aufsicht und Verwaltung wird hierfür lediglich eine geringe Teilzeitkraft benötigt.

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