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Lead-Erfassung

Diese Applikation dient der Minimierung des Aufwandes für Berater bei einer Maximierung der Erfassungsgeschwindigkeit, Umfang der Informationen sowie Qualität der Daten bei einer zeitnahen Verfügbarkeit für Marketing- und Verkaufszwecke.

Die Erfassung neuer Kontakte kann zur Nebensache bei einigen Firmen geworden sein, die seit Jahren in Ihrem Markt gut etabliert sind. Die Inhalte des aktuellen Messegesprächs sofort in strukturierter Form für die Marketing- und Verkaufsabteilung verfügbar zu machen, ist wesentlich wichtiger. Welche Folgeaktionen sind vereinbart worden - Broschüren zusenden, neue Produktbeschreibungen, Termine mit dem zuständigen Vertrieb machen, Bestellung aufnehmen usw. - hat einen hohen Wert für Marketing und Vertriebsleute.

Solche Informationen können im Erfassungsbogen schnell und direkt per Radio-Button selektiert werden und damit sofort den Marketiers strukturiert bereitgestellt werden. Ebenfalls kann der zuständige Vertrieb automatisch per E-Mail informiert werden. Sogar wer hat an der Verlosung teilgenommen! Alles sofort und alles über den Interviewbogen!

Der folgende Erfassungsbogen wurde bereits vom Back-Office automatisch aber kontrolliert um die Adressdaten und das Abbild der Visitenkarte komplettiert. Individuelle Bögen können und werden mit einem anderem Erscheinungsbild als auch mit speziellem Inhalt eingesetzt.

Screenshot - Messebogen-standard.jpg

– direkt, sicher und effizient

Seit Jahren wird von einer Vielzahl Messeaussteller auf den Einsatz des guten alten Lead-, Messe-, Kontaktbogens beharrt. Von Verkäufern, Beratern und generell vom Standpersonal gehasst, wurde bisher kein umfangreicher, zuverlässiger und intelligenter Weg gefunden diesen Dino erfolgreich zu ersetzen.

Die Gründe sind im Prinzip einfach – wie können die Gesprächsinhalte (Notizen) mit der Visitenkarte und die mit dem Interessenten vereinbarten Aktionen (Zusendung des korrekten Informationsmaterials) in digitaler Form überhaupt vereinbart werden? Ferner wie kann eine eingescannte Visitenkarte mit den Daten des Bogens zuverlässig zusammengebracht werden? Dabei soll das Prinzip vorherrschen, die Berater sollen beraten. Die Verwaltung und der anschließende Verarbeitungsprozess sollen von der Technik als auch von anderen Arbeitskräften vollendet werden.

Tablet vor Ort

Über Tablets (oder auch andere Geräte) kann das Berater Team am Stand alle entsprechende Notizen erfassen sowie Informationsmaterialien entsprechend ankreuzen.

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Sie notieren die Nummer des Erfassungsformulars auf der Rückseite der Visitenkarte. Nach dem Gespräch speichern Sie das Formular und geben die Visitenkarte bei Gelegenheit an der Infothek ab. Damit ist der Berater für das nächste Gespräch bereit. (Es kann sogar ein Info-Terminal aufgestellt, damit sich Interessenten sogar selber über die eigene Eingabe Ihrer Daten die gewünschten Informationsmaterialien anfordern können.)

An der Infothek wird ein Abbild der Visitenkarte mit einem speziellen Scanner erstellt, der gleichzeitig ein Upload vom Image der Visitenkarte vornimmt. Je nach Aufwand werden bei manchen Kunden mehrere Scanner eingesetzt.

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Der voreingestellte Scanner arbeitet vollkommen autark – als Stand-Alone Gerät. Er wird am Internet angeschlossen. Der Display ähnelt in etwa ein Tablet. Hier wird die auf der Rückseite der Visitenkarte notierte Nummer des dazugehörigen Erfassungsbogens als Dateiname eingegeben, RETURN betätigt und der Scan-Vorgang beginnt. Simpel zu bedienen und schnell gelernt.

Der Scan-Vorgang für das Standpersonal dauert wenige Sekunden und wird vor Ort bei der Messe erledigt.

Damit ist der Vorgang für das Standpersonal vor Ort bei der Messe erledigt. Die Visitenkarten werden meist numerisch sortiert und für etwaige Scan-Wiederholungen (in der Regel wenige pro Tausend) gesammelt.

Wer erfasst nun die Adressdaten?

Selbstverständlich kann man auf den Scan-Vorgang verzichten und alle Daten der Visitenkarte von den Beratern per Hand eintippen lassen. Allerdings widerspricht diese Methode dem Prinzip, alle Berater von der Verwaltung zu entlasten.

Im Normalfall wird das gescannte Abbild jeder Visitenkarte dem entsprechenden Datensatz vom Erfassungsbogen automatisch über die Bogen-/Dateinummer des Abbildes zugeordnet. Hier kommt nun die OCR/Texterkennung zum Einsatz. Anschließend erfolgt die Zuordnung der jeweiligen Informationen wie Name, Vorname usw. in die entsprechenden Datenfeldern.

Diese Arbeit wird meist von Auszubildenden im Heimatbüro oder gar von einem Schreibbüro vorgenommen. Da diese Lösung browser-getrieben online arbeitet, müssen diese Leute nicht mit zur Messe fahren. Sie bleiben in Ihrem eigenen Büro, ob in der selben Firma oder in einem Fremdbüro. Der Zugang ist von überall möglich.

OCR-Fenster2.jpg

Rechts oben befindet sich das Arbeitsfeld. Dort erscheinen die Ergebnisse der Texterkennung. Etwaige Korrekturen können hier per Tastatur vorgenommen werden. Der Text z.B. vom Nachnamen wird markiert und das entsprechende Feld angeklickt. Sofort werden die markierten Daten ins passende Feld automatisch eingetragen.

So werden alle Informationen nach und nach abgearbeitet inkl. Titel, akademischer Grad usw.

Nach der Fertigstellung und dem Speichern erscheint das Abbild der Visitenkarte neben dem Datensatz. Jeder Vorgang dauert im Schnitt ca. 20 Sekunden.

OCR+DB2.jpg

Mit dem Speichern einer fertig kontrollierten Adresse können direkt weitere Vorgänge automatisch angestoßen werden. Somit können Hunderte von Leadbögen von wenigen Personen an einem Tag verarbeitet.

Die Übergabe kann stattfinden von etwa ausgewählten Informationsmaterialien zum Schreibbüro, die automatische Verschickung von E-Mails an die Interessenten, dass die gewünschten Informationen auf den Postweg gebracht wurden, die Übergabe von zusätzlich vom Berater im Kontaktbogen markierten Marketing-Informationen wie Kundensegment, Produktgruppe usw. an die Marketingabteilung als auch eine Mitteilung an den zuständigen Außendienst u.v.m. Diese Automatisierung erfolgt individuell je nach Anforderung eines jeden Kunden.

Leadbogen-voll.jpg

Somit kann ein Berater „sein Kontaktbogen“ später aufrufen, der mit den Adressdaten komplettiert wurde. Ein Abbild der Visitenkarte steht ihm ebenfalls zur Verfügung.

Das wertvolle Ergebnis

Mit der Speicherung stehen schließlich die erfassten Kontaktdaten (Leads) komplettiert und zeitnahe den zuständigen Mitarbeiten und Fachabteilungen zur Verfügung.

Während der Veranstaltung arbeitet das Back Office Team zeit- und kostensparend im gewohnten Umfeld. Die vor Ort auf der Messe erzielten Messekontakte dienen dann dazu, den Interessenten mit den gewünschten Informationsmaterialien zu versorgen - alles möglichst sofort.

Die während der Veranstaltung von einem Interessenten angeforderten Unterlagen liegen meist schon vor der Rückkehr des Messebesuchers beim Empfänger vor.

Ferner - und für den Messeleiter von eminenter persönlicher Bedeutung - werden aktuelle statistische Informationen über die genaue Anzahl der Messebesucher/Interessenten, deren Herkunft, wofür sie sich interessiert haben usw. per Mausklick zur Verfügung gestellt. Diese Informationen liegen dann im EXCEL Format vor. Die Messe-/Marketing Mitarbeiter können ebenfalls nach Bedarf von der Messe oder aus der Zentrale einen entsprechenden Zugriff auf diese Daten erhalten.

Die Nachbearbeitung

Meist wünscht jeder Anwender den Übertrag der neu entstandenen Daten in das bestehende hauseigene CRM System. Dies kann während der Messe zeitnahe geschehen und/oder nach Abschluss der Veranstaltung vorgefiltert durchgeführt werden. Die Eliminierung von Dubletten, Einträge über den Messebesuch in die bestehenden Kundenadressen und schließlich der Eintrag von neuen Kontaktadressen erfolgt automatisch.

Inmitten des Internets 

Die Kombination von Internet, Standard Browser, zentraler Datenbasis und leistungsstarker Entwicklungsplattform ist die Grundlage für diese Anwendungen. Insbesondere international tätige Unternehmen und Veranstalter von Großveranstaltungen nutzen diese von vornherein mehrsprachig angelegten Hilfsmittel im MesseOrganizer.

Finanzierung nach Wunsch

Mit Software-as-a-Service bezahlt man nur was tatsächlich benutzt wird – ohne Investitionsentscheidung. Zum Beispiel mieten Sie nur für eine große Fachmesse oder bezahlen nach Aufwand oder gar mit einem Flatrate pro Monat. Natürlich kann die Software auch – ganzkonventionell – erworben und individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden.

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