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Kontaktverwaltung – diesmal anders

WebSmartWare CRM ist online und damit sind Ihre Vertriebsmitarbeiter komplett mobil einsatzbereit.

Die Staffelung der Zuordnung aller Vertriebsmitarbeiter und ihren direkten Vorgesetzten zu den jeweiligen Kunden und Interessenten bietet eine lückenlose Zuständigkeitsumgebung. Der jeweils zuständige Vertriebsmitarbeiter hat Zugang zu allen relevanten Daten.

Jeder Kunde oder Interessent wird direkt betreut.

Die gesamte Kundenkorrespondenz ist in der „Akte“ online vorhanden. Das Notizsystem mit dem Wiedervorlagesystem gekoppelt, ermöglicht die lückenlose Erfassung aller Kontaktinhalte sowie die Vorlage für das nächste Gespräch. Somit kann die Vertretung für den Urlaubs- oder Krankheitsfall oder die Übernahme eines Kontaktes nahtlos erfolgen.

Wiedervorlagesystem

Nach jedem Kontakt wird das Wiedervorlagesystem aktualisiert. Die Wiedervorlage erfordert eine gewisse Disziplin, jedoch jeder Vertriebsmitarbeiter merkt schnell wie sehr ihn dadurch geholfen wird. Jeden Tag kann man seine Kontakte aufrufen und entsprechend der Notiz handeln. Sollte man immer am Montag Besprechungen in der Zentrale haben, so legt man keine Termine für diesen Tag an.

Die Termine werden lückenlos aufgeführt und bieten den Zugang zu sämtlichen Informationen zu diesem Interessenten/Kunden.

Kundenakte

Zusätzlich zum Wiedervorlagesystem bietet die Kundenakte eine vollständige Historie und einen Gesamtüberblick über die Kundenkorrespondenz. Angebote, E-Mails sowie Aufträge und Verträge werden hier zugeordnet und abgelegt. Sie sind jederzeit für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugänglich.

Notizen

Im Vertriebsalltag wird die vielleicht wichtigste Rubrik durch die Notizen gebildet. Jede Verkaufsidee sowie den Inhalt eines jeden Kontaktes wird hier in der Regel notiert und einer Kontaktperson zugeordnet. Direkt an dieser Stelle kann man ebenfalls Informationen zur Kontaktperson (Geburtstag, Direktanschluss, Handynummer usw.) erfassen.

Ferner wird das Wiedervorlagesystem hierüber direkt über Datum gesteuert.

Hiermit hat die Zettelwirtschaft ein Ende. Wenn Anrufe vom Kunden in der Zentrale erfolgen, können hier Notizen vom Innendienst für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter erfasst und somit hinterlegt werden. Beim Aufruf der Änderungen werden solche Notizen sofort gefunden.

Dossier

Zu einem Interessenten/Kunden gibt es eine Reihe von Informationen wie Gründungsjahr, Muttergesellschaft, Vorstand, Betriebskapital usw. die den Wert sowie den Charakter des Unternehmens ausmachen. Solche Informationen können hier im Dossier erfasst werden und bleiben somit stets verfügbar.

Gerade bei einer Übernahme der Zuständigkeit durch einen neunen Vertriebsmitarbeiter werden hierdurch wichtige Informationen sofort weitergegeben, es entstehen keine Wissenslücken und es kann eher kein faux pas vorkommen.

Mitarbeiterzuordnung

Die Mitarbeiterzuordnung erfolgt meist nach geografischem Gebiet und/oder Kompetenzbereich des jeweiligen Mitarbeiters. Die genaue Zuordnung kann einzeln und manuell als auch per Selektion als Gruppe vorgenommen werden.

Suchkriterien

Im Bereich CRM gibt es eine beinahe erschlagende Batterie an Suchkriterien. Ob Sie jede Adresse nach eigenen Branchenkriterien kennzeichnen oder nach Ware oder sogar nach Produkt werden Sie Ihre entsprechenden Adressen immer finden und selektieren können.

Selbstverständlich ist eine Selektion nach Wiedervorlagedaten, Besuchsdaten sowie nach anderen Kriterien wie der letzte Serienbrief oder Anzahl Mitarbeiter kombiniert mit der Branche möglich.

Serienbrief-/Mailfunktion

Nach jeder Selektion von Adressen kann eine Serienbrieffunktion ausgelöst werden. Die selektierten Adressen werden mit der hinterlegten Anrede standardmäßig an MS-WORD zur Aufbereitung des Schreibens übergeben.

In der selben Weise wird die Funktion des Serienmails ausgeführt. Hier muss eine Anpassung an die entsprechend eingesetzte E-Mail Applikation vorgenommen werden.

Entsprechende Einträge in die Selektionsmerkmale einer jeden Adresse können automatisch vorgenommen werden.

Konsequenzen für Sie

Mit WebSmartWare CRM ist Ihr Vertrieb mobil und stets im Bilde. Das Zusammenspiel mit den Kollegen als auch mit dem Innendienst bleibt gewahrt. Welche Ausstattung Ihr Außendienst oder Ihr Innendienst in Sachen Hardware einsetzt, ist nicht von Bedeutung. Die Hauptsache ist, dass sie einen Internetzugang haben und einen Browser auf Ihrem Gerät. Wenn sie auch noch Ihre persönlichen Login-Daten parat haben, können Sie vollständig arbeiten – ob im Büro oder unterwegs!

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