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Inhaltsverzeichnis

Anforderung - Applikation

1 Einleitung

Die Werkdienste sind eine Dienstleistungsunternehmung für die verschiedenen Bereiche der Verwaltung und der Bevölkerung. Diese Dienstleistungen erstrecken sich über die Abfallentsorgung, Ortsreinigung, Gärtnerei, Friedhof, Forst bis hin zu handwerklichen Tätigkeiten (Elektriker, Schreiner, Maler, Maurer, Strassenbauer) und diversen unterstützenden Arbeiten (zügeln, Strassensignalisationen stellen, div. Transporte, Aufbauten usw.). Alle diese Tätigkeiten basieren auf (in der Regel) schriftlichen Dauer- oder Einzelaufträgen von Verwaltungsstellen oder Dritten. Die Aufwendungen werden in der Regel nach Aufwand, allenfalls pauschal in Rechnung gestellt oder mittels Leistungserfassung intern weiter verrechnet.

Zur Unterstützung dieser diversen Tätigkeiten benötigen die Werkdienste eine EDV-Unterstützung in folgenden Bereichen:

• Auftragsbewirtschaftung (Erfassung / Planung / Rapportierung / Abrechnung von Aufträgen)

• Adressverwaltung (optional)

• Materialausleihe / Inventarisierung (optional)

Diese Applikation soll mithelfen einerseits die Abläufe innerhalb der Verwaltung und andererseits mit den Einwohnerinnen und Einwohner zu vereinfachen resp. zu optimieren und transparenter zu gestalten. Im Weitern soll damit die Planung der Auftragsabwicklungen unterstützt und gegenüber den Auftrag erteilenden Verwaltungsstellen eine möglichst zeitgleiche Auskunft über ihre Auftragsabwicklung ermöglichen. Nicht zuletzt soll dadurch das Rapportwesen verbessert und die Dokumentation verstetigt werden (Auslastung und dgl.).

2 Auftragsbewirtschaftung
2.1 Kurzbeschreibung

Via Internet sollen die Aufträge an die Werkdienste erteilt werden können. Dabei handelt es sich um Einzel- oder Daueraufträge aus den Verwaltungsstellen oder Dritten oder um Mitteilungen aus der Bevölkerung über festgestellte Mängel. Daueraufträge sind Aufträge, die erledigt werden müssen, ohne dass dazu jeweils eine entsprechende Aufforderung erteilt werden muss. Bei Mitteilungen aus der Bevölkerung sollen interne „Angaben“ nicht ersichtlich sein (Verrechnungsnummer etc.).

Mithilfe der EDV sollen die Werkdienste die Aufträge so disponieren können, dass unter Berücksichtigung der Personalressourcen eine fristgerechte Abwicklung möglich wird. Die Werkdienste überprüfen, ob sie in der Lage sind, den Auftrag in der gewünschten Form auszuführen, und erteilen dem Auftraggeber eine elektronische Zu- oder Absage (mit entsprechendem Ausführungstermin).

Wenn der Auftrag ausgelöst worden ist, soll mittels eines detaillierten Rapportwesens jeder Mitarbeitende seine Tätigkeiten dokumentieren (Datum, Zeitdauer und Art der Verrichtung, Materialverbrauch, Fahrzeug- und Geräteeinsatz).

Die Auftragsteller aus der Verwaltung sollen die Möglichkeit erhalten, den Stand ihrer Aufträge einzusehen. Über wesentliche Änderungen ist der Auftraggeber zu informieren. Ebenso soll der Auftraggeber bei entsprechender Situation (Quartal, Trimester, erreichen einer Finanz- resp. Personalstundengrenze) unterrichtet werden.

Im beiliegenden Papier „Interne Aufträge“ vom 10. Juni 2004 sind die aktuellen Abläufe und bestehende Formulare beschrieben.

2.2 Ablauf
2.2.1 Auftragserteilung

Via Internet sind seitens des Auftraggebers nachfolgende Angaben zu machen (ev. können bei internen Auftraggebern Angaben aus Stammdaten übernommen werden?). Bei telefonischen oder postalischen Eingängen sollen die Sekretariatspersonen in der Lage sein, die Aufträge zu erfassen.

• Auftraggeber (Name/Vorname/E-Mail) für externe Auftraggeber zusätzlich (Adresse/PLZ/Ort/Telefon tagsüber)

• Ev. Kontaktperson (Name/Vorname/Telefon/E-Mail)

• Kostenstelle (x-xx.x.xx.xx) (nur für interne Auftraggeber gemäss Dateien „Kostenstellen. xls“ und „Kostenstellen_Produktliste_ALT_NEU.pdf“)

• Auftrag (Texteingabe)

• Ausführungstermin (Texteingabe, z.B. 7.8.2010, Woche 43, baldmöglichst, sofort etc.)

• Ev. Beilagen (Dateien)

• Offerte gewünscht? (Ja/Nein)

• Bemerkungen (Texteingabe)

• Erfassungsdatum (automatische Erfassung)

2.2.2 Bearbeiten der Aufträge nach Auftragseingang

Nach Auftragseingang müssen die Aufträge durch das Sekretariat den entsprechenden Fachbereichen (Regiegruppe/Elektriker/Schreiner/Maler/Schlosser/mech. Werkstatt/…) ev. mehreren überwiesen werden. In der Datei „Einzelauftrag Sammelliste.xls“ sind die entsprechenden Laufnummern jeweils mit „A, B, C“ ergänzt. In diesem Fall ist durch das Sekretariat der federführende Fachbereich zu bestimmen. Dieser muss allenfalls im Verlauf der Auftragserledigung geändert werden können.

Die Fachbereiche überprüfen den erhaltenen Auftrag insbesondere den Ausführungstermin. Falls eine Offerte gewünscht wird, ist diese ev. nach Rücksprache mit dem Auftraggeber zu erstellen. Bei internen Aufträgen, d.h. wenn eine Kostenstelle angegeben ist, sind als Positionen lediglich die Arbeitsstunden in Stunden (ohne Betrag) auszuweisen sowie der Materialverbrauch. Für die Zukunft oder für interne Auswertungen sollten auch Maschinen- und Gerätestunden erfasst werden können.

Bei externen Aufträgen „Abrechnung zu Regie-Tarifen“ sind sowohl Beträge für Arbeitsstunden wie auch für Maschinen- und Gerätestunden analog der Privatwirtschaft auszuweisen.

Für die interne Arbeitsdisposition ist zu erfassen, mit welchem Zeitaufwand und mit wie vielen Personen für die Auftragserledigung zu rechnen ist. Dabei wird ebenfalls festgelegt, wann der Auftrag (voraussichtlich) ausgeführt werden soll. Je nach andern Prioritätenzuteilungen kann es zu einem späteren Zeitpunkt allenfalls noch zu Verschiebungen kommen. Sind diese Parameter festgelegt, wird der Auftraggeber vom „personifizierten“ Fachbereich (= Name der Person) mit einer Auftragsbestätigung mit den relevanten Angaben bedient.

Sind mehrere Fachbereiche in die Auftragsausführung involviert, sollen die Fachbereiche intern die notwendigen Angaben erarbeiten, koordinieren und mit internem Visum die Angaben in ihrem Bereich bestätigen (z.B. durch erscheinen der USER-ID hinter den entsprechend eingegebenen Angaben), resp. durch bestätigen, dass die Angaben komplett sind. Liegen alle Bestätigungen vor, wird die Auftragsbestätigung durch den „personifizierten“ federführenden Fachbereich ausgelöst.

Kann ein Auftrag aus irgendwelchen Gründen nicht ausgeführt werden, ist dem Auftraggeber eine Absage zu erteilen. Bevor Absagen erteilt werden, sollen diese der bestimmten vorgesetzten Stelle zur Prüfung vorgelegt werden.

Für spezielle Aktivitäten (Auslösen von Materialbestellungen, Aufträge an Dritte usw.) sollte bei Bedarf eine Liste mit Datumseingabe (To Do-Liste) ermöglicht werden. Der so intern „Beauftragte“ sollte dadurch automatisch durch eine Wiedervorlage auf diese Aufgaben aufmerksam gemacht werden können.

2.2.3 Auftragserledigung

Die Mitarbeitenden oder Gruppenführer rapportieren über die geleisteten Arbeiten. Dies hat zu enthalten:

• Name der mitarbeitenden Person (Eingabe: Name oder Pers.-Nr.)

• Datum

• Geleistete Arbeit (Text)

• Geleistete Arbeitszeit in Std. (dezimal auf ¼-Std. genau); Erfolgt eine Verrechnung nach Regie-Tarifen ist der entsprechend hinterlegte Betrag anzuwenden.

• Verwendetes Material (Entweder: Text, zu entlastend (x-xx.x.xx.xx), Betrag oder „separate Rechnung folgt von Firma/Stelle XY“)

• Eingesetzte Fahrzeuge und Geräte (Text/Code/Anzahl Stunden); erfolgt eine Verrechnung nach Regie-Tarifen ist der entsprechend hinterlegte Betrag anzuwenden. Erfolgt keine Verrechnung nach Regie-Tarifen sind diese Positionen nur für interne Auswertungen vorzusehen und nicht weiter zu verbreiten.

• Auftrag abgeschlossen (Ja/Nein)

Ist der Auftrag abgeschlossen, wird der Auftraggeber mittels „Abrechung“ orientiert. Darauf soll die Auftragsabwicklung sowie der Ressourceneinsatz (Arbeitsstunden, Material), der seiner Kostenstelle belastet wird, ersichtlich sein.

Enthält die „Abrechung“ einen Eintrag in „zu entlasten ST/TR“ ist eine Kopie z. Hd. der Buchhaltung zu erstellen resp. via Schnittstelle dem Buchhaltungsprogramm zu übergeben.

2.2.4 Disposition

Die Fachbereiche sollen in der Lage sein, anhand der erfassten Aufträge analog einem Projektmanagement-Tool die Aufträge zu disponieren. D.h. die zeitliche Auftragsüberlappung und Personalressourcen-Einsätze müssen „grafisch“ sichtbar und veränderbar sein. Die vorhandenen Personalressourcen sind zu berücksichtigen (zahlenmässig oder namentlich?).

Gegebenenfalls sind auch Abhängigkeiten zwischen Aufträgen zu berücksichtigen. Müssen bestätigte Aufträge aufgrund anderer Prioritäten terminlich umdisponiert werden, sind die Auftraggeber über diese Änderungen zu informieren.

2.2.5 Berechtigungen

Im Normalfall sollen die Mitarbeitenden nur diejenigen Aufträge angezeigt bekommen, in welche sie direkt involviert sind. Dispositionen sind nur von dafür vorgesehnen Personen auszuführen. Offerteneingaben sollen ebenfalls nur von den dafür vorgesehenen Personen gemacht werden können. Aufgrund der bereichsübergreifenden Mitarbeit, sollte der Zugriff bei der Auftragserledigung jedoch für alle möglich sein.

Aufgrund einer „Berechtigungsmatrix“ sollten pro Mitarbeitender die Berechtigungen für die einzelnen Bereiche festgelegt werden können. (Bereich (diverse), Auftragserfassung, Offertenerstellung, Dispositionen, Arbeitsausführung, Auftragsbestätigung, Auftragsabsage, Ausführungsbestätigung / bearbeiten, einsehen).

2.2.6 Auskünfte
2.2.6.1 Auftraggeber aus der Verwaltung

Die Auftraggeber und die Kontaktpersonen sollen sich über den Stand der Auftragserledigungen ihrer Aufträge informieren können ohne jedoch Veränderungen oder Ergänzungen anbringen zu können.

2.2.6.2 Private Auftraggeber

Private Auftraggeber sollen sich über die terminlichen Absichten im Zusammenhang mit ihrem Auftrag/Mangel informieren können. Die Auftragserledigung ist per E-Mail mitzuteilen.

2.2.7 Schnittstellen

Aus der Auftragserledigung sollen die Leistungserfassungszahlen (Person, Anzahl Std., KST) sowie die Materialumbuchungen (Betrag, zu belastende und zu entlastende KST) via Schnittstelle ins Buchhaltungssystem transferiert werden können. (Entsprechende Abklärungen haben noch nicht stattgefunden und stehen noch aus.)

2.2.8 Auswertungen

Die erfassten Aufträge sollen verschiedene Auswertungen ermöglichen, hauptsächlich bezüglich Auslastung der Fachbereiche, Fahrzeuge, Geräte und Personen; Ebenfalls bezüglich Aufwendungen für einzelne Projekte/Kostenstellen.

3 Adressverwaltung (optional)

Analog der WebSmartWare Sportstättenverwaltung mit „Institutionellen Stammdaten“, „Einzelpersonen“, „Kontaktgruppen“.

4 Materialausleihe/Inventarisierung (optional)

Analog der WebSmartWare Sportstättenverwaltung jedoch ohne Kassenbuch. Da die Ausleihen sehr gering sind, werden Einnahmen (sofern geschuldet) über die Tageskasse abgerechnet.

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